Vejleder skal løbende kunne vejlede de studerende om studenterprojektet. Dette gælder i faglig henseende, men der er også en forventning om, at vejleder kan guide de studerende i forhold til hvilke generelle forventninger virksomhederne ofte har eksempelvis i forhold virksomhedens forretningshemmeligheder og hvor de studerende kan finde information, råd og aftaleskabeloner, hvis virksomheden anmoder om en samarbejdsaftale.

De studerende er ikke ansatte ved universitetet og bestemmer derfor selv, hvilke vilkår de vil acceptere i en aftale om gennemførelse af et studenterprojekt. Universitetets Kontraktenheds rolle er at varetage universitetets rolle og universitetet kan ikke tilbyde de studerende juridisk rådgivning i forbindelse med en studenterprojekt aftale, da de studerende er private personer og universitetet kan blive pålagt et rådgiveransvar. Generelt forventes vejlederen dog at gøre de studerende opmærksomme på, at AAU anbefaler, at de studerende ikke skriver under på klausuler som begrænser de studerendes mulighed for at gå til eksamen, fordi de studerende ikke må dele virksomhedens forretningshemmeligheder med vejleder og censor, eller begrænser muligheden for senere at tage jobs i konkurrerende virksomheder. Desuden forventes vejlederen at gøre de studerende opmærksom på, at de studerende ikke med deres underskrift kan forpligte hverken vejleder/eksaminator eller censor. Både vejleder og censor (uanset om det er en ekstern censor) er underlagt tavshedspligt om virksomhedens forretningshemmeligheder, jf. Forvaltningen lovens § 27, qua deres virke inden for den offentlige forvaltning.

Projektrapporten er vigtig for den studerende i forhold til at søge job, når den studerende har afsluttet sin uddannelse. Af den årsag bør den studerende i videst muligt omfang frit kunne bruge sin rapport efterfølgende uden restriktioner. Der kan dog være tilfælde, hvor virksomhedens forretningshemmeligheder indgår i rapporten eller hvor rapporten på anden måde centrerer sig omkring virksomhedens kerne aktiviteter, således at en offentliggørelse af rapporten vil kompromittere virksomhedens forretning. I sådanne tilfælde kan man med rimelighed vælge at hemmeligholde rapporten og lukke eksamen for offentligheden.

Hvis virksomheden vurderer, at der er behov for en aftale om studenterprojektets gennemførelse, findes der på Aalborg Universitets hjemmeside en aftaleskabelon til brug for studenterprojekter, som er forhåndsgodkendt af universitetet og derfor med fordel kan benyttes i forbindelse med studenterprojekter. AAU/vejleder er ikke part i standardaftalen. Begrundelsen er at vejleder allerede er underlagt tavshedspligt jf. Forvaltningsloven i forhold til virksomhedens forretningshemmeligheder. Ved brug af standardaftalen sikres desuden en hurtig proces for virksomheden og den studerende. Der findes to aftale-skabeloner som er beskrevet nedenfor:

• Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt: Virksomhederne bidrager i mange tilfælde med interessante problemstillinger, produktspecifikationer, data, strategier samt oplysninger om marked og økonomi. Mange ønsker sådanne oplysninger hemmeligholdt. Med det formål at sikre en hemmeligholdelsesforpligtelse i forhold til forretningshemmeligheder, der videregives fra virksomheden til den studerende findes Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt – aftalen findes både på dansk og på engelsk.
• Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt: Da virksomhederne har bidraget med tid og viden til studenterprojektet forventer virksomhederne sædvanligvis at kunne udnytte de opnåede resultater efterfølgende. De studerende lægger et stort arbejde i projektet og opnår som udgangspunkt selv retten til de resultater, som de frembringer. De fleste studerende vil være indstillet på at virksomheden opnår en fordel i forhold til at kunne udnytte studenterprojektets resultater. I det omfang at parterne ønsker en aftale som både omfatter en hemmeligholdelsesforpligtelse og rettigheder i forbindelse med at udnytte projektets resultater kan Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt benyttes - aftalen findes både på dansk og på engelsk.

Nogle virksomheder foretrækker at bruge sin egen aftale-skabelon i forbindelse med studenterprojekter. Det er i den forbindelse op til de studerende at beslutte, om de vil acceptere aftalens vilkår. Der vil dog være en risiko for de studerende ved at acceptere en anden aftale, som ikke er forhåndsgodkendt af universitet. Virksomheden og den studerende bør i alle tilfælde sikre at den studerende kan dele nødvendige oplysninger med vejleder og censor og dermed kan gå til eksamen.

Vejleder kan blive mødt af krav fra virksomheden om at underskrive en fortrolighedserklæring eller medunderskrive aftalen om studenterprojektet sammen med de studerende. Vejleder er ikke bemyndiget til at underskrive en sådan erklæring eller aftale på egen hånd. I særlige tilfælde vil universitet være indstillet på at indgå som part i aftaler om studenterprojekter, hvis det vurderes at være afgørende for virksomheden, at vejleder indgår i aftalen. Virksomheden kan i et sådant tilfælde rette henvendelse til studienævnet, som vil vurdere om universitetet vil indlede forhandlinger om aftalen, ud fra en række forhåndsbestemte kriterier:

• Studienævnet vurderer at der bliver flere studentersamarbejder med den pågældende samarbejdspart inden for en årrække
• Studienævnet vurderer at det har værdi for de studerende at AAU bruger ressourcer på at forhandle ny standard
• Virksomheden er indstillet på at den standardaftale der forhandles skal gælde over en flerårig periode hvorefter den kan opdateres/re-forhandles
• Hvis virksomheden fremsender et aftaleudkast som udgangspunkt for forhandlingen, skal et sådant aftaleudkast passe til formålet om at gennemføre et studenterprojekt

En sådan aftale vil kræve juridisk kontrol af universitets kontraktenhed og der må påregnes sagsbehandlingstid. Der kan ikke påregnes en opprioritering af studenteraftaler frem for universitets øvrige aktiviteter.

Der foreligger aftaler med flere virksomheder, som allerede har gennemgået den juridiske proces og som er registreret i universitets portal. Disse aftaler kan tilgås af den enkelte vejleder ved personligt login. Disse aftaler er forhåndsgodkendte af Kontraktenheden og kan, efter at vejlederen har sikret sig at vilkårene er identiske med den skabelon der findes i arkivet, underskrives af vejlederen og institutleder. Se aftaler her (kræver AAU-login).

Vejleder sørger herefter for at den underskrevne aftale registreres i Workzone enten ved selv at gøre det eller ved at rette henvendelse til studienævns- eller studiesekretær. Se vejledning til at journalisere aftale om studenterprojekt i Workzone her.

I de tilfælde hvor særlige forhold gør sig gældende i forhold til et studenterprojekt, kan det give mening at bruge en helt anden aftaleskabelon. Dette er eksempelvis tilfældet hvis de studerende tilknyttes et forskningsprojekt eller hvis vejlederen har bidraget betydeligt til projektideen og vurderer, at der bør aftales vilkår om udnyttelse af vejlederens bidrag med virksomheden og de studerende. Det kan også være at projektcasen ligger meget tæt på vejlederens kerneforskning og det derfor er vigtigt at beskytte vejlederens interesser i denne sammenhæng. I sådanne tilfælde kan vejleder rette henvendelse til Kontraktenheden, som hjælper med en aftale der passer på de konkretet forhold. Hvor der ikke er aftalt andet, vil vejlederens bidrag generelt reguleres af almindelige gældende regler om immaterielle rettigheder, som eksempelvis ophavsret, og information der har karakter af forretningshemmeligheder vil være beskyttet af Lov om forretningshemmeligheder. Ved videregivelse af projektbidrag/ideer bør vejleder dog gøre opmærksom på informationens fortrolige karakter og så vidt muligt kunne dokumentere dette efterfølgende, for at kunne på råbe sig beskyttelse af Lov om forretningshemmeligheder.

Studerende er som udgangspunkt selv ansvarlig for at overholde databeskyttelsesforordningen når de håndterer personoplysninger i forbindelse med et studenterprojekt og andre studieaktiviteter. Såfremt den studerende som en del af et forskningsprojekt forventes at skulle håndtere personoplysninger og vejleder vurderer at det måske er AAU der er ansvarlig for håndtering af personoplysningerne, opfordres vejleder til at kontakte AAU Kontraktenheden.