Sådan laver du en børs

1. 1

   Hvad er rammerne?

   Først og fremmest er der det praktiske. Hvornår på semestret passer det bedst at lægge en børs? Skal det være en fysisk børs, skal den være online, eller skal den være hybrid? Alt efter formen skal der måske bruges flere lokaler.  På selve børsen skal de enkelte grupper skemalægges til at møde de respektive virksomheder. Alt efter antallet af deltagere af både studerende og virksomheder, kræver det forskellig tid og rum. Der kan godt være flere fysiske møder i gang i sammen seminarrum, mens lyden i et onlinemøde vil forstyrre et andet onlinemøde i samme rum.

   Har du fx 10 deltagende grupper til en hybrid-børs, hvor der er 4 deltagende case-virksomheder, vil en tidsplan fx se sådan her ud:

   - 10:00 - 11:00: Præsentation af virksomhederne og deres cases. 15 minutter til hver. To virksomheder på skærm, to til stede.

   - 11:00 - 11:10: Pause

   - 11:10 - 12:50: Mødes mellem virksomheder og grupper - nogle grupper vil sidde over i nogle tidsslots, og dette er den maksimale tid, der skal være til rådighed, hvis alle vil tale med den samme virksomhed (her er sat 10 minutter af). 

   For at lave så effektiv en plan som muligt planlægges møderne mellem studerende og virksomheder af dig som arrangør. Ikke alle studerende skal nødvendigvis tale med alle virksomheder, og nogle virksomheder er som regel mere efterspurgte end andre. Ved hjælpe de studerende med at forberede sig, kan du dykke ned i de cases, der ikke umiddelbart er de mest "eksotiske", sammen med de studerende, for dermed at sprede interessen mere.  

2. 2

   Kontakt potentielle deltager-virksomheder

   Der er mange måder at skabe kontakt til potentielt deltagende virksomheder og organisationer; fx gennem dit eget eller uddannelsens netværk via mail, ved at række ud på LinkedIn via opslag eller ved at skrive til kontakter på AAU Karrieres interesseliste. De to første muligheder er langt mere personlig, og derfor ved du, hvordan der kommunikeres på bedst mulig vis - vi har erfaring med at kommunikere med virksomheder fra interesselisten, og her er et par anbefalinger:

   - Vær tydelig med forventningerne. Hvad kræver det af virksomheden at deltage? Hvor konkret skal deres problem, behov eller case være? 

   - Kommunikér på deres præmisser. Kom så tæt på deres praksis som muligt. Et eksempel er at huske også at beskrive, hvad et samarbejde kan give organisationen i stedet for kun at fokusere på, hvad de studerende har lært på uddannelsen. 

   - Vær tydelig med, hvad næste skridt er. Hvem er kontaktperson? Hvad forventes der, at de sender tilbage i første omgang? Hvornår hører de fra jer igen? Hvordan forbereder I de studerende på at møde virksomhederne?

   Her er et eksempel på en invitation til en projektbørs:

   "Optimer din virksomheds internationale kommunikation, arbejdsmiljø og salg (deadline for tilmelding XX/XX-XXXX)

   Indgå i et tre måneders projektsamarbejde med en gruppe studerende fra AAU (Aalborg Universitet), der kan gennemgå jeres PR og kommunikationsmateriale til kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere, arbejde med indhold og kommunikation på jeres digitale platforme (web og SoMe) eller komme med forslag til strategier inden for CSR og bæredygtighed. Mulighederne er mange! Eneste krav er, at kommunikationen skal være på engelsk.

   Sådan kommer du i gang med et projektsamarbejde

   1. Vælg en relevant case, udfordring eller problemstilling.
   Indsend din case til XXXXXXXX XXXXXXXX - XXXXXX@XXX.aau.dk - senest den XX/XX-XXXX. Brug gerne vedhæftede skabelon.

   
   2. Mød de studerende til en forventningsafstemning på Projektbørs den 22/9 fra kl. 9-12 på Aalborg Universitet (eller virtuelt). 

   3. Planlæg møder med de studerende i perioden oktober-december. Det bestemte antal møder afhænger af jeres samarbejde og fx deling af data eller løbende sparring på det arbejde, de studerende og I laver sammen.

   Eksempler de studerende kan arbejde med

   - Generel brug af engelsk kommunikation til jeres internationale kunder, medarbejdere eller samarbejdspartnere - herunder brug af sociale medier og digitale platforme
   - Udarbejdelse af markedsanalyser af nye potentielle markeder
   - Find inspiration i de vedhæftede cases Norly and Friends: Godnatsange med internationalt potentiale og Oh so Quiet: Vandrekoncept drager sydpå
   - Ledelseskommunikation på internationale arbejdspladser - herunder onboarding, intern kommunikation og krisekommunikation
   - International CSR, PR eller Medie relationer.
   - Employer branding – den attraktive internationale arbejdsplads
    

   [Hvis mailen er sendt til kontakter på vores interesseliste]: Du modtager denne mail, fordi du har udtrykt interesse i projektsamarbejde inden for dette fagområde. Du kan altid kontakte os for at justere på dine interesser eller blive afmeldt interesselisten.

   Vi ser frem til at høre fra dig."

3. 3

   Afstem indhold i cases og forventninger

   Når du hører fra virksomheder, der er interesseret i at deltage, er det næste skridt at afstemme det faglige indhold i den case, de stiller til rådighed, er i den opgave, de gerne vil have "løst".

   Det er helt op til dig hvor afgrænset eller åben problemstillingen eller casen må være, og den her del af forberedelsen til børsen er derfor også meget dialogbaseret. 

   Trinnet her kan ende med at tage meget tid, så se, om du allerede i den første kontakt kan være relativt tydelig med de forventninger, du har til de deltagende virksomheder.

4. 4

   Forbered de studerende

   Før de studerende skal mødes med de deltagende organisationer på børsen, kan det være en god idé at hjælpe dem med at forberede sig. 

   Sådan en "før børsen"-workshop kan fx indeholde:

   - Værktøjer til at lave research på de deltagende virksomheder. Det kan være værktøjer, der giver forretningsforståelse, ser på andre aktiviteter i virksomheden, undersøger værdigrundlag og mål, eller som ser på, hvilke andre i virksomheden, der laver noget inden for de studerendes fagområde.

   - Hjælpe de studerende med at finde perspektiver på de forskellige cases - og de mindre "eksotiske". Hvilke problemformuleringer kan fx tænkes som centrale i casen, hvis der skal laves et projekt på baggrund af den? Virksomheden har måske idéer, men de er som regel åbne for forslag, når de deltager på en børs.

   - Find gode spørgsmål at stille - enten fordi det er en af de første gang, der skal tales med en virksomhed, og spørgsmål kan skabe tryghed, eller fordi nysgerrigheden er så stor, at der trænger sig mange spørgsmål på. 

   - Hvad vil de studerende mål med børsen være. Forventningsafstem internt. Der vil formentlig ikke være cases nok til alle, så sørg for, at det er succes nok at have talt med virksomhederne og at have opbygget forståelse for deres verden og hverdag.

   Mangler du inspiration til workshoppens indhold, er du velkommen til at kontakte cfn@adm.aau.dk.

   De studerende skal tilmelde sig børsen og specificere, hvem de gerne vil tale med på selve dagen. Ud fra tilmeldingerne skal du lave en minutiøs mødeplan for, hvilke studerende, der mødes med hvem hvornår.

5. 5

   På selve børsen

   På selve børsen er det facilitatorens rolle at byde velkommen, styre tiden, fordele virksomheder og studerende og afslutte dagen. 

   Meget af arbejdet for dagen har ligget forud, idet der allerede er en præcis mødeplan. Det kan selvfølgelig altid være, der er afbud fra enten studerende eller virksomheder - men ellers er rollen på dagen at være vært, der driver programmet. 

6. 6

   Opfølgning - til virksomheder og fra studerende

   Efter børsen er det de studerendes opgave at følge op på selve samarbejdsdelen, mens du kan følge op på virksomhedens oplevelser med de studerende og børsen. 

   Det er vores anbefaling at sende en "tak for deltagelse"-mail med mulighed for at give feedback umiddelbart efter børsen og omkring 14 dage efter børsen sende en "har I fundet nogle gode samarbejder"-mail til case-organisationerne. 

   På måde kan du på sidelinjen følge med i, hvad de studerende indgår af samarbejder, samtidig med at du kan høre virksomhedens perspektiv - og måske også høre, om de ville være klar på at deltage igen en anden gang.